Integraation käyttöönotto koostuu kolmesta eri vaiheesta, jotka täytyy kaikki käydä läpi huolellisesti:
- Integraation käyttöönotto.
- Zoom Meetings-kokouksen luominen Eventillassa.
- Meetings-linkin liittäminen vahvistusviestiin ja sen käyttäminen viestinnässä.
Integraation käyttöönotto
1. Luo Zoom-tunnus ja osta käyttöösi Zoom-Meetings lisäosa.
2. Seuraava vaihe on luoda Zoomiin OAuth-applikaatio. Eventillan tuki voi luoda teille tämän puolestanne. Tätä varten teidän tulee toimittaa Eventillan tuelle Zoom-käyttäjätunnus ja salasana osoitteeseen tuki@eventilla.com. Mikäli päätitte toimia näin seuraava vaihe ei koske teitä.
OAuth-applikaation luominen itse
Perehdy seuraavaan ohjeeseen: https://marketplace.zoom.us/docs/guides/build/oauth-app
Aloita applikaation luominen. Kuvalliset ohjeet alapuolella.
Kuvassa näkyvät Client ID & Client Secret -avaimet tulee toimittaa Eventillan tukeen osoitteeseentuki@eventilla.com. Aseta kuvassa näkyvään Redirect URL for OAuth -kenttään ja Whitelist URL-kenttään Eventillan URL, joka on:
https://ssl.eventilla.com/organization/zoom_auth_callback
Tässä vaiheessa tarvittavat avaimet tulee toimittaa Eventillan tuelle ennen, kuin voit jatkaa asennuksen loppuun.
Eventillan tuki asettaa toimittamasi avaimet organisaatiollenne paikalleen ja ilmoittaa, kun voitte tehdä asennuksen loppuun.
Meeting luominen Eventillan kautta
| 1. | Luo tapahtuma Eventillassa. |
| Tapahtuman asetuksissa kannattaa asettaa päälle rajoitus, että ilmoittautumisessa ei hyväksytä samaa sähköpostiosoitetta kahdesti. Lippumäärän rajaaminen tulee tehdä Eventillassa, jonka kautta ilmoittautumiset otetaan myös vastaan. | |
| 2. | Luo tapahtumalle lippu, jotta ilmoittautumisia voidaan ottaa vastaan. |
| 3 | Avaa meeting-kokousten luomiseen tarkoitettu välilehti. |
| 4. | Valitse luotko uuden meeting-kokouksen vai päivitätkö jo luotua kokousta. |
| 5 | Valitse aikavyöhyke. |
| 6 | Aseta alkamis- ja päättymisajat. |
| 7 | Tässä voit määritellä tapahtuman/kokouksen keston minuuteissa. |
| 8 | Anna otsikko ja mahdollinen kuvaus. |
| 9 | Valitse järjestäjä. |
| 10 | Paina Luo meeting ja liitä se tapahtumaan -painiketta. |
| 11 | Voit käydä tarkastamassa luodun kokouksen Zoomissa. |
Meetings-linkin liittäminen vahvistusviestiin
| 1 | Mene tapahtuma-asetuksissa välilehdelle 3. Viestintä. |
| 2 |
Sieltä löydät ilmoittautujalle lähtevän vahvistusviestin. Aseta vahvistusviestiin linkki kokoukseen klikkaamalla linkki-ikonia ja täyttämällä $WEBINARLINK$-muuttuja sekä näytettävä teksti. Klikkaa Ok, niin luomasi linkki ilmestyy viestin sisältökenttään. |
| 3 | Suosittelemme, että muuttujaa $WEBINARLINK$ ei suoraan käytetä vahvistusviestissä tässä muodossa, koska linkki on pitkä ja voi näin aiheuttaa ongelmia viestin visuaalisuudessa. *Tämä suositus koskee myös viestinnän kautta lähetettäviä viestejä.* |
| 4 | Kaikki on nyt valmista. Kun ilmoittautuja ilmoittautuu tapahtumaan hän saa sähköpostitse vahvistusviestin, josta hän pääsee liittymään meeting-kokoukseen. |
Muistathan, että webinaarin isäntä (host) ei pysty liittymään webinaariin osallistujana.
Sisäänkirjautumisten hakeminen Eventillaan Zoomista
Jotta näet Eventillassa kuka osallistui meeting-kokoukseen tulee sinun käydä painamassa kuvassa näkyvää painiketta. Se löytyy tapahtumaraportilta kohdasta Läsnäolijat.
Muuta huomioitavaa
Mikäli teillä on käytössä järjestäjän valinta Zoom Meeting-kokousta luotaessa, niin tulee teidän käydä lisäämässä kaikille järjestäjä käyttäjätunnuksille käyttöoikeus pääkäyttäjätunnukselle.
Käyttöoikeuden voi käydä lisäämässä sivulla https://us02web.zoom.us/profile/setting
Asetukset-sivulta löytyy kohta "Assign scheduling privilege to". Tähän tulee lisätä kuvanmukaisesti oikeus pääkäyttäjätunnukselle.
Tämän vaiheen jälkeen voit valita Meeting-kokouksen järjestäjäksi muitakin käyttäjätunnuksia, kuin pääkäyttäjätunnuksen.
Mikäli tätä vaihetta ei ole tehty käyttäjätunnukselle, niin saat seuraavan virheilmoituksen Meeting-kokousta luotaessa:
- Käyttöoikeudet eivät ole riittävät
- Virhe tallennettaessa tietoja.