Zoom Meetings käyttöohje

Meetings-kokouksen luominen Eventillan kautta

1.	Luo tapahtuma Eventillassa.
Tapahtuman asetuksissa kannattaa asettaa päälle rajoitus, että ilmoittautumisessa ei hyväksytä samaa sähköpostiosoitetta kahdesti. Lippumäärän rajaaminen tulee tehdä Eventillassa, jonka kautta ilmoittautumiset otetaan myös vastaan.
2.	Luo tapahtumalle lippu, jotta ilmoittautumisia voidaan ottaa vastaan.
3	Avaa Meetings-kokousten luomiseen tarkoitettu välilehti.
4.	Valitse luotko uuden Meetings-kokouksen vai päivitätkö jo luotua kokousta.
5	Valitse aikavyöhyke.
6	Aseta alkamis- ja päättymisajat.
7	Tässä voit määritellä tapahtuman/kokouksen keston minuuteissa.
8	Anna otsikko ja mahdollinen kuvaus.
9	Valitse järjestäjä.
10	Paina Luo Meetings-kokous ja liitä se tapahtumaan -painiketta.
11	Voit käydä tarkastamassa luodun kokouksen Zoomissa.

Meetings-linkin liittäminen vahvistusviestiin

1	Mene tapahtuma-asetuksissa välilehdelle 3. Viestintä.
2	Sieltä löydät ilmoittautujalle lähtevän vahvistusviestin. Aseta vahvistusviestiin linkki kokoukseen klikkaamalla linkki-ikonia ja täyttämällä $WEBINARLINK$-muuttuja sekä näytettävä teksti. Klikkaa Ok, niin luomasi linkki ilmestyy viestin sisältökenttään.
3	Suosittelemme, että muuttujaa $WEBINARLINK$ ei suoraan käytetä vahvistusviestissä tässä muodossa, koska linkki on pitkä ja voi näin aiheuttaa ongelmia viestin visuaalisuudessa.  *Tämä suositus koskee myös viestinnän kautta lähetettäviä viestejä.*
4	Kaikki on nyt valmista. Kun ilmoittautuja ilmoittautuu tapahtumaan hän saa sähköpostitse vahvistusviestin, josta hän pääsee liittymään Meetings-kokoukseen.

Muistathan, että webinaarin isäntä (host) ei pysty liittymään webinaariin osallistujana.

Sisäänkirjautumisten hakeminen Eventillaan Zoomista

Jotta näet Eventillassa kuka osallistui Meetings-kokoukseen tulee sinun käydä painamassa kuvassa näkyvää painiketta. Se löytyy tapahtumaraportilta kohdasta Läsnäolijat.

Muuta huomioitavaa

Mikäli teillä on käytössä järjestäjän valinta Zoom Meetings-kokousta luotaessa, niin tulee teidän käydä lisäämässä kaikille järjestäjä käyttäjätunnuksille käyttöoikeus pääkäyttäjätunnukselle.

Käyttöoikeuden voi käydä lisäämässä sivulla https://us02web.zoom.us/profile/setting

Asetukset-sivulta löytyy kohta "Assign scheduling privilege to". Tähän tulee lisätä kuvanmukaisesti oikeus pääkäyttäjätunnukselle.

Tämän vaiheen jälkeen voit valita Meetings-kokouksen järjestäjäksi muitakin käyttäjätunnuksia, kuin pääkäyttäjätunnuksen.

Mikäli tätä vaihetta ei ole tehty käyttäjätunnukselle, niin saat seuraavan virheilmoituksen Meetings-kokousta luotaessa:

• Käyttöoikeudet eivät ole riittävät
• Virhe tallennettaessa tietoja.