Osallistujia voidaan lisätä suoraan tapahtumaan osallistujaksi. Tämä toiminto on tarkoitettu niitä tilanteita varten, kun osallistujille ei haluta lähettää sähköpostikutsua, mutta osallistujien kokonaismäärästä halutaan pitää kirjaa tai mikäli esimerkiksi ilmoittautuneet on kerätty jossain muualla. Esimerkiksi tapahtuman esiintyjät voidaan lisätä tapahtuman osallistujalistaan ilman, että heidän tarvitsee erikseen ilmoittautua tapahtumaan.
Huomaathan, että Osallistujien lisäys-välilehdeltä lisätyille henkilöille ei lähde automaattisesti vahvistusviestiä. Vahvistusviestin voi lähettää jälkikäteen ilmoittautumisen muokkauksessa.
Osallistujien lisääminen yksitellen
| 1 | Voit lisätä osallistujia tapahtumaan yksittäisiä osallistujia tapahtuman muokkauksesta välilehdeltä 5. Osallistujien lisäys tai tapahtumaraporttien kautta. |
| 2 | Jokaiselle lisätylle osallistujalle pitää valita lippu. Listauksen tapahtuman lippuvaihtoehdoista saat avaamalla Lippu -valikon. |
| 3 | Osallistujasta tarvitaan eriteltynä etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. Pääset myös muokkaamaan kielivalintaa täältä. |
| 4 | Voit valita näytetäänkö osallistujan nimi julkisella osallistujalistalla. Muistathan pyytää lisätyltä osallistujalta hyväksynnän tälle. |
| 5 |
Mikäli tapahtumassasi on käytössä ryhmäilmoittautuminen, voit tästä lisätä osallistujan ryhmään. Löydät halutun ryhmän, ryhmän ilmoittajan nimen perusteella. |
Osallistujien lisäys tiedostosta
| 1 | Voit lisätä tapahtumaan useampia osallistujia tuomalla Microsoft Excel (.xlsx, .xls) tai tekstimuodossa (.csv) |
| 2 | Valitse tiedosto koneeltasi painamalla selaa -nappia. Taulukon ensimmäinen rivi on otsikkorivi, jonka perusteella tiedot voidaan kohdentaa. Muistathan että taulukossa täytyy olla vähintään sarakkeet etu- ja sukunimelle. Excel tiedostosta ei tunnisteta kenttiä jotka ovat alasvetovalikkoina, vaan tieto pitää olla kussakin solussa tekstinä. |
| 3 | Lippusarake / Kutsu valikosta valitsemalla: Ei lippusaraketta pääset valitsemaan kaikille osallistujille saman lipun. Mikäli valitset jonkin lippusarakkeen esim. etunimi, pääset valitsemaan jokaiselle osallistujalle erikseen lipun. Lajittelu tapahtuu tässä tapauksessa osallistujan etunimen perusteella. Valitsemalla lisää kutsuttuna siirtyvät osallistujat raportteihin - kutsutut kohtaan. |
| 4 | Mikäli valitset jonkin lippusarakkeen, kuten esimerkissä etunimen, avautuu eteesi jokaisen etunimen viereen valikko josta voit valita haluamasi lipputyypin. |
Osallistujien lisäys tiedostosta tapahtuman eri lipuille
| 1 | Valitse tuo osallistujat listalta |
| 2 | Lisää tiedosto Microsoft Excel (.xlsx, .xls) tai tekstimuodossa (.csv). Katso esimerkki Excel alla, tätä excel -tiedostoa on käytetty tässä esimerkiksi. |
| 3 | Valitse tässä kohtaa lajittelu perusteeksi lippu. |
| 4 | Lajittelu tapahtuu lippusarakkeen tietojen mukaan. Voit nyt valita tapahtumasi lipun tässä vastaamaan excelin lippusarakkeen tietoja. |
| 5 | Kun painat jatka siirtyvät ilmoittautujien tiedot ilmoittautuneisiin lipputietoineen |
Alla esimerkki Excel-tiedostosta. Pakolliset sarakkeet ovat etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. Lisäksi tässä tiedostossa myös sarake lippu, jonka perusteella lajiteltu aiemmassa esimerkissä. Huomioithan, että tarvitset etunimen ja sukunimen eri sarakkeissa, jotta voit siirtää tiedon Eventillaan. Katso tästä linkistä miten jaat Excelissä sarakkeen.
Osallistujien lisäys tapahtumasta
| 1 | Hae tapahtumaa nimellä, josta haluat tuoda osallistujat. Voit myös tuoda osallistujia samasta tapahtumasta kirjoittamalla avoinna olevan tapahtuman nimeä. Valitse hakutuloksista tapahtuma. |
| 2 | Valitse, miltä lipulta osallistujat tuodaan. |
| 3 | Tähän listataan kaikki valitun tapahtuman lipun osallistujat. Valitse, ketkä osallistujat tuodaan. (Otsikko-solusta voidaan valita kaikki) |
| 4 | Valitse, mille lipulle osallistujat tuodaan tai vaihtoehtoisesti valitse "Luo alkuperäistä lippua vastaava lippu kaikille". Tämä luo uuden lipun, jolle osallistujat tuodaan. |
| 5 | Mikäli lipun lomakkeella, jolle osallistujat tuodaan on lisäkenttiä, täytyy tehdä sarakkeiden kohdistus. Tässä valitaan mistä vanhan tapahtuman kentästä tiedot tuodaan. |
| 6 | Lopuksi klikataan "Jatka", joka suorittaa osallistujien tuonnin. |