Lippujen hallinnointi
Liput välilehdellä pääset hallinnoimaan tapahtumasi ilmoittautumisen yksityiskohtia. Lippuja voi tapahtumalla olla useita ja lipuilla voi olla eri paikkarajoituksia, hintoja, lomakkeita, jonotuslista jne. Haluamme selvyyden vuoksi huomauttaa että termi lippu on tässä kohtaa tekninen. Mikäli tapahtumaasi ei myydä lippua voit nimetä lipun esim. ilmoittaudu, jolloin osallistujalle tulee näkyviin tapahtumasivulla pelkästään ilmoittaudu -painike. Lomake jolla ilmoittautujien tiedot kerätään vaatii kuitenkin aina lipun. Liputonta tapahtumaa voi hyödyntää tapahtumissa, mitkä eivät vaadi ilmoittautumista esimerkiksi jos tarvitset vain infosivun kertoaksesi avoimet-ovet tapahtumasta tai vaikka messuosastostanne. Voit myös julkaista tapahtuman "Save the Date"- tarkoituksessa ennen kuin varsinaisia ilmoittautumisia kerätään.
| 1 | Voit sallia ilmoittautumisen muokkaamisen ja peruuttamisen. Huomaathan että ilmoittautumisen peruuttaminen on mahdollinen vain maksuttomissa tilaisuuksissa. |
| 2 | Tapahtuman maksimiosallistujamäärä - asetus rajoittaa koko tapahtuman maksimiosallistujamäärää. Tällä asetuksella voidaan varmistaa ettei esimerkiksi useita lippuja sisältävään tapahtumaan pääse ilmoittautumaan tapahtumapaikan kokoa enempää ihmisiä. Tämä asetus rajoittaa myös jonotuslistan kokoa. |
| 3 |
Suorat linkit -linkkiä klikkaamalla saat auki valikon, jossa on hyödyllisiä tapahtumaan liittyviä linkkejä
|
| 4 |
Muita Valintoja
|
| 5 | Lipun luominen. Saat luotua uuden lipun tapahtumalle klikkaamalla Luo uusi lippu -painiketta. Vaihtoehtoisesti voit myös kopioida tapahtumalle aiemmin luodun lipun pohjaksi ja muokata tätä. Sinulle avautuu seuraavanlainen näkymä |
Lipun luominen ja muokkaaminen
| 1 | Syötä ensimmäisenä lipulle nimi, tämä on ainoa pakollinen tieto. Voit myös kuvailla lipun sisältöä tai antaa ohjeita ilmoittautujalle tarkemmin tässä. |
| 2 | Maksullisiin lippuihin syötetään veroton tai verollinen hinta. Kun merkitset arvonlisäverokenttään veroprosentin Eventilla laskee automaattisesti puuttuvan luvun. Muista myös valita näytetäänkö veroton vai verollinen hinta ilmoittautumissivulla. Mikäli haluat käyttöön oletus ALV:n, pyydä tätä tuesta. Lipulle voi liittää myös alennuskoodeja. Lue lisää alennuskoodeista täältä. |
| 3 | Voit hallinnoida lipun myynnin alkamista ja/tai päättymistä tässä muokkaunäkymässä. Nämä eivät kuitenkaan ole pakollisia tietoja. Tätä voit hyödyntää esim. halutessasi ennakkovaraajan etuutta lippumyynnissä tai myydä viimeiset paikat alennettuun hintaan. |
| 4 | Ryhmäilmoittautuminen, oletuksena jokaista ilmoittautujaa kohden täytetään yksi lomake. Valittavanasi siis on, varaatko kaikki liput omalla nimelläsi vai nimeätkö jokaisen osallistujan. Voit kuitenkin mahdollistaa ryhmäilmoittautumisen valitsemalla kerran koko ryhmälle -asetuksen. Tämän valinnan ollessa päällä, näkyy raporteissa ainoastaan ilmoittautujan tiedot: Tommy Testman, Tommy Testman (2), Tommy Testman(3) jne. |
| 5 | Mikäli lipulle on asetettu paikkamäärärajoitus, voit ottaa jonotuslistan käyttöön. Kun paikkamäärä tulee täyteen, näytetään ilmoittautujalle viesti "Paikkoja ei ole enää tarjolla, mutta voit ilmoittautua jonotuslistalle." Voit myöhemmin selata jonotuslistaa ja lähettää haluamillesi henkilöille kutsun vapautuneista paikoista. Voit lukea lisää jonotuslistan käytöstä täältä. |
| 6 | Voit ottaa lipulle käyttöön avec-ilmoittautumisen. Voit lukea lisää avec-ilmoittautumisesta täältä. |
| 7 | Lippukohtaiset maksutavat valitaan myös tässä valikossa. Jos haluat rajoittaa lippukohtaisesti maksutapojen käyttöä voit tehdä sen tässä. Oletuksena verkkomaksut eivät ole käytössä. Voit lukea lisää Paytrailin käyttöönotosta täältä. |
| 8 | Jokaista lippua kohden täytetään ilmoittautumislomake. Voit luoda uuden lomakkeen, käyttää muita tähän tapahtumaan käytettyjä lomakepohjia tai tallentamiasi lomakepohjia. Uusi, muokkaamaton ilmoittautumislomake vaatii ilmoittautujalta vähintään aina etu- ja sukunimen sekä sähköpostiosoitteen. Voit kuitenkin muokata lomaketta niin että sillä kysytään juuri sinun tapahtumasi kannalta oleelliset asiat tarkoituksenmukaisessa muodossa. Lomaketta pääsee muokkaamaan klikkaamalla Muokkaa ilmoittautumislomaketta -nappia. |
| 9 | Lippukohtaiset vahvistusviestit valinnasta voit ottaa käyttöön ja muokata kyseisen lipun vahvistusviestiä. Mikäli lipulle ei aseteta lippukohtaisia vahvistusviestejä, löytyy tapahtuman vahvistusviesti osiosta 3. Viestintä. Tällöin kaikille lipuille käytetään samaa vahvistusviestiä, mikä on usein riittävä tapa. |
| 10 | Lippukohtaiset linkit näkymästä löydät suorat linkit lippukohtaiseen tapahtumasivuun tai suoraan ilmoittautumislomakkeelle. Voit piilottaa lipun ja lähettää halutuille henkilöille linkin joko suoraan ilmoittautumislomakkeelle tai tapahtumasivulle, jossa näkyy vain tämä lippu. Näin voit varmistaa esimerkiksi tietyn kohderyhmän valitsevan halutun lipun tai tarjota jotain etua siten että suuri yleisö ei sitä näe. Tällä tavalla saat kaikki ilmoittautumiset kuitenkin samaan tapahtumaan, jolloin raportit ovat yhtenevät ja esimerkiksi osallistujien merkintä läsnäolijoiksi helpottuu |
| 11 |
Check-in-asetukset -nappia painamalla avautuu näkymä, josta voit asettaa tapahtuman check-in-asetuksia. Voit valita kuinka useasti samalla lipulla voidaan rekisteröityä, minkä aikavälin sisään, sekä valita rekisteröinnin avautumis- ja sulkeutumisajat. Oletuksena osallistujan voi merkitä osallistuneeksi vain kerran. |
Lomakkeen luominen ja muokkaaminen
| 1 | Lomake on jaettu kahteen palstaan, Henkilö- ja yhteystiedot sekä Lisätiedot. Lisätiedot listataan varsinaisella lomakkeella aina henkilötietojen alle, eli lomake tulee selkeyden vuoksi käyttäjille yhdessä sarakkeessa. |
| 2 | Voit lisätä lomakkeelle uuden kentän klikkaamalla palstan alta löytyvää Lisää kenttä -nappia. Voit lisätä kenttiä molemmille palstoille. Voit myös kopioida aiemmin käytetyn lomakkeen pohjaksi ja muokata sitä tarpeen mukaan. Lomakepohjia voi hallinnoida Asetukset – lomakkeet näkymässä. |
| 3 | Kenttätyyppejä on useita erilaisia ja niitä käyttämällä räätälöit lomakkeestasi juuri oikeat asiat, oikeassa muodossa keräävän. Ohjeita ja vinkkejä lomakkeiden käyttöön sekä muokkaukseen täältä. |
| 4 | Mikäli olet valinnut tapahtumalle useamman kielen, pääset muokkaamaan lomakekenttien käännettyjä versioita klikkaamalla eri kielivälilehtiä. |
| 5 | Muuta järjestystä, voit klikattuasi liikutella kenttiä haluamaasi järjestykseen – tallenna järjestys. |
| 6 | Tallenna ja sulje – palaat liput -näkymään |
Lipun ja lomakkeen tietojen tallentaminen
Lopuksi kun olet täyttänyt lipun ja lomakkeen tiedot tallenna ne alalaidan tallenna -napista.